مكتب الاستقبال هو وجه وصوت أي منظمة. يعمل برنامج الاستقبال الآلي على تبسيط العملية الكاملة لإدارة الزوار. سواء أكان العميل أو المرشح أو العميل بالنسبة له ، فإن موظف الاستقبال هو أول نقطة اتصال بالمنظمة. هذا هو السبب الكامل الذي يجعلهم متساوون في الأهمية بالنسبة للشركة تمامًا مثل الموارد البشرية أو قسم التسويق.

لذلك ، موظف الاستقبال مسؤول بشكل كبير عن تجربة ممتعة من وقت اتصال العميل أو دخوله إلى المنظمة. لكن إدارة الاتصال وجهاً لوجه وعبر الإنترنت والمكالمات ، كل ذلك في نفس الوقت يمكن أن يكون مرهقًا.

يمكن أن تضيف واجبات المكتب المتنوعة مثل الاتصال بالعملاء ، والفواتير ، وجدولة المواعيد ، وما إلى ذلك ، إلى مهمتهم الصعبة بالفعل. وذلك عندما يأتي برنامج الاستقبال الآلي لإنقاذ.

فيما يلي قائمة سريعة ببعض أنظمة برمجيات إدارة المكاتب الأمامية الرائدة لزيادة الكفاءة في عام 2019.

ما هي أفضل أدوات الاستقبال الآلي للكمبيوتر؟

حلول الأعمال لفوناج

Vonage Business Solutions ، المتاحة كتطبيقات وتنزيلات تساعد في تحسين اتصالات الأعمال. يمزج برنامج الاستقبال الآلي المستند إلى مجموعة النظراء هذا دون عناء مع متصفحات الويب والهواتف الذكية ومنتجات الأعمال.

تعد أنظمة هاتف Vonage للأعمال مثالية للشركات متوسطة الحجم التي تعمل على ضبط نظام هاتف VoIP مع الأجهزة التي تعمل على الإنترنت.

كما أنه يساعد الشركات على الاتصال عبر الهاتف أو عبر الرسائل النصية أو من خلال مؤتمرات الفيديو مما يوفر الكثير من الوقت لموظفي الاستقبال.

يعد الإعلان عن المكالمات أو عدم إزعاجها أو الفرز إلى خيار توصيل أجهزة مختلفة بملحق واحد من بين ميزاته الرئيسية. يمكن لمديري الحسابات إدارة المكالمات عبر بوابة المشرف وتقييم تسجيلات المكالمات وتغيير رؤية لوحة القيادة والمزيد.

يمكنهم أيضًا رؤية تفاصيل الفوترة وإصلاح قيود الطلب الهاتفي على البوابة. بصرف النظر عن حلول سطح المكتب ، يمكن للمستخدمين أيضًا تنزيل تطبيق الجوّال لسهولة الوصول إليه. يمكن أيضًا مزامنته مع Google أو Outlook أو CRM.

السعر: يبدأ من 19.99 دولار.

• اقرأ أيضًا: أفضل 5 برامج لإجازة البرامج لإرضاء موظفيك

GoCanvas

يعد إدخال البيانات وإدارة الاتصال أحد الجوانب الأساسية لموظفي مكتب الاستقبال. يعد GoCanvas أحد أفضل برامج إدارة المكاتب الأمامية التي تساعد المستخدمين على إنهاء أعمالهم في دقائق.

إنه يأتي بميزات قوية للمؤسسات من خلال مساعدة المستخدمين على إنشاء وتعبئة نماذج غير محدودة. كمكافأة - يمكن للمستخدمين أيضًا حفظ بيانات غير محدودة.

يوفر أداة السحب والإفلات التي تمكن المستخدمين من إنشاء تطبيقات الجوال الخاصة بهم دون أي تشفير أو برمجة. كما يتيح للمستخدمين التقاط الصور لفحص الأدوات أو مراقبة وحيد القرن بنقرة واحدة فقط.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد في تأكيد أمر المبيعات ببساطة عن طريق الحصول على توقيع على هاتفك الذكي.

قماش يساعد أيضا مع الحسابات لتقدير سعر الطلب بشكل صحيح. ما أكثر؟ إنها تُبقي المستخدمين على اطلاع بالمعدات أو موقع عضو الفريق من خلال تتبع GPS.

يعد مسح الباركود بنقرة واحدة ، والاستيعاب السلس لمدفوعات الهاتف المحمول ، وتحميل قاعدة بيانات العملاء في تطبيقاته الأخرى ، بعضًا من ميزاته البارزة الأخرى.

السعر: التجربة المجانية المتاحة ؛ إصدار مستوى المؤسسة يبدأ من 45 دولار.

اقرأ أيضا: 5 برامج على متن الطائرة لاستقبال الموظفين الجدد في عام 2019

استقبال رقمي

Greetly Digital Receptionist هو تطبيق لتسجيل وصول الزوار يساعد المستخدمين على إنجاز المزيد. تعتبر الإدارة جزءًا هامًا ومعقدًا من أي مؤسسة وتبسط Greetly سير العمل باستخدام الأتمتة.

من إدارة مكتب الاستقبال إلى إصلاح الاجتماعات أو جدول السفر ، يساعد هذا البرنامج في تبسيط جميع المهام المتعددة وتوفير الوقت.

يهدف برنامج إدارة المكتب الأمامي هذا إلى توفير المال وزيادة الكفاءة مع توفير مستوى عالٍ من التخصيص. إنه يعمل على سجل زوار قائم على السحابة ومتاح دائمًا لمزيد من الراحة.

علاوة على ذلك ، يرسل تنبيهات فورية من خلال رسالة صوتية أو رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية أو باستخدام Slack.

السعر: نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ؛ يبدأ من 99 دولار في الشهر.

• اقرأ أيضا: 4 أفضل برنامج جدولة موظف مطعم لعام 2019

صوت Jive

Jive voice هو تسجيل تلقائي آخر قائم على السحابة ومتكامل

برنامج الاستقبال هذا مناسب لشركات مختلفة من جميع الأحجام. من صناديق البريد الصوتي إلى برنامج الاستقبال الافتراضي ، يقدم مجموعة من أجنحة VoIP المستضافة. يقوم نظام الرد التلقائي هذا بإدارة وتحديث نظام الهاتف في الوقت الفعلي. يمكنه القيام بذلك من جهاز مدعوم بالإنترنت باستخدام موقع Jive.

يساعد محرر خطة الاتصال الهاتفي المرئي بواسطة التطبيق نظام الهاتف في الإعداد بطريقة مذهلة. يساعد في إنشاء جداول زمنية مسبقة باستخدام خطة طلب مخصص يتم تمكينها تلقائيًا بمجرد مغادرة المستخدم. يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة تحيات مخصصة أثناء مساعدتهم على إضافة الجدول ليوم كامل دفعة واحدة.

إحدى ميزاتها الرئيسية الأخرى هي Find Me / Follow Me التي تمكن المستخدمين من توجيه المكالمات الواردة إلى العديد من الهواتف بترتيب معين. هذا يساعد المستخدمين الفرديين على إنشاء تدفق حصري للمكالمات أثناء التبديل إلى امتدادها.

السعر: يبدأ من 19.95 دولار.

• اقرأ أيضا: 5 برامج CRM الآلي يجب أن تستخدمها كل شركة

هوتسوت

إدارة مكتب الاستقبال لا تعني فقط حضور المكالمات أو إدارة الزوار. ولكن ، أيضًا يتعلق بإيجاد وإنشاء قاعدة بيانات العملاء وإحدى أفضل الطرق للقيام بها اليوم هي عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

Hootsuite هو بلا شك أحد البرامج الرائدة التي تساعد المستخدمين على إدارة الوسائط الاجتماعية الخاصة بهم في مكان واحد. وبهذه الطريقة تتضاعف كبرنامج إدارة مكتب أمامي تنافسي يساعد موظفي الاستقبال في السيطرة على وسائل التواصل الاجتماعي.

تم تصميم البرنامج لتوفير الوقت من خلال مساعدة المستخدمين على جدولة مشاركاتهم الاجتماعية. إنه يساعدهم على البقاء نشيطين على منصات الوسائط الاجتماعية في جميع الأوقات من خلال جدولة العديد من المنشورات على جميع الحسابات الاجتماعية تلقائيًا في وقت واحد.

كما أنه يبقي المستخدمين محدثين بمحتوى معتمد مسبقًا يمكن للفريق نشره. يتم حفظ البيانات في ملف السحابة المفضل للمستخدم.

ما أكثر؟ كما يسمح للمستخدمين بتقدير تأثير الحملات الترويجية لوسائل التواصل الاجتماعي من خلال التقارير المفصلة. علاوة على ذلك ، يمكن للمستخدمين أيضًا البحث عن دردشات الوسائط الاجتماعية وتصفيتها باستخدام علامات التصنيف والكلمات الرئيسية والموقع أيضًا.

يمكن للمستخدمين العثور على محادثات بعدة لغات. هذا يساعدهم على التعرف على ما يتحدث عنه الآخرون حول علامتهم التجارية ، إلخ.

السعر: نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا ؛ بعد ذلك بسعر 5.99 دولار في الشهر.

خلافًا للاعتقاد السائد ، لدى موظف الاستقبال في مكتب الاستقبال الكثير من الأشياء التي يجب إدارتها. من إدارة الزائرين أو حضور مكالمات العملاء أو تحديد مواعيد الاجتماعات أو وجبات الغداء أو خط سير الرحلة إلى إدارة قاعدة بيانات العميل ، هناك الكثير مما يجب القيام به.

هذه هي بعض من أفضل برامج الاستقبال الآلية التي تساعدهم على التوفير في الوقت المحدد وتبسيط الأمور. لذا ، ابدأ في تنفيذها في عملك لزيادة الإنتاجية.