في عالم الأعمال التنافسي الحديث ، تواجه جميع المؤسسات تحديات جديدة فيما يتعلق بالإنتاجية المستدامة وخلق القوى العاملة الأكثر التزامًا. يعتمد الحصول على المخرجات المستهدفة في أي مؤسسة على اتساق مستوى إنتاجية الموظفين.

في بيئة الأعمال الحالية ، لا يمكن لأية مؤسسة أن تعمل بأعلى مستويات الإنتاجية ما لم يلتزم كل موظف من موظفيها بتحسين المستويات التنظيمية للإنتاجية. هذا يعني أن الموظفين سوف يساهمون في نمو الأعمال.

لكن لسوء الحظ ، يميل بعض أصحاب الأعمال إلى الفشل في مراقبة الإنتاجية اليومية لموظفيهم ، والنتيجة هي أن أداء عملهم سيكون ضارًا بنمو الأعمال ولن يكون هذا الشيء قادراً على اكتشافه والتحكم فيه.

مثل هذا الشيء من شأنه أن يدمر قدرة الشركة على تحقيق أهدافها. ولكن بفضل التكنولوجيا وأدوات البرمجيات اللازمة لمراقبة إنتاجية الموظفين ، لا يتعين على المؤسسات الانتظار لبرامج تقييم أداء الموظفين لفترات طويلة للغاية لمعرفة كيفية أداءهم في العمل.

الأسباب الرئيسية لاستخدام برنامج مراقبة الموظف

تعد رسائل البريد الإلكتروني هي المصدر الرئيسي لانتهاكات البيانات للشركات لأن الموظفين يضطرون إلى تبادل المعلومات من خلال المراسلات التجارية ، لذلك من الضروري تأمين وتتبع البيانات عندما يُطلب منك الامتثال لقوانين HIPAA وطلبات GRAMA ولوائح FINRA.

هناك بعض الحلول البسيطة لمراقبة البريد الإلكتروني المتاحة في السوق والتي ستساعدك على مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين للتأكد من أن البيانات الهامة لا يتم مشاركتها عن قصد أو عن غير قصد. تشمل برامج مراقبة الموظفين قدرات مراقبة البريد الإلكتروني والمزيد من الأدوات لرصد أنشطة الموظفين الأخرى أثناء قيامهم بوظائفهم.

يتمثل الجانب الرئيسي الآخر لبرنامج مراقبة الموظفين في القدرة على التحقق من نشاطهم أثناء استخدام معدات الشركة مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية. ستكون هذه الحلول قادرة على السماح لك بمشاهدة مواقع الويب التي يتم الوصول إليها من قبل موظفيك ، وهم الموظفون الذين يقومون عادةً بتنزيل الملفات وعندما يقومون بتوصيل أو إزالة محركات أقراص USB.

ستتمكن هذه الأدوات أيضًا من تنبيهك عند البحث عن كلمات رئيسية معينة تتطلب قلقًا من شركتك وتتضمن البحث عن وظيفة أو البحث في المواد الإباحية أو البحث عن جهات اتصال تنافسية.

ستوفر لك أفضل الأدوات لمراقبة مكان العمل تحكمًا إداريًا يتيح لك حظر هذه الأنواع من الأنشطة وتقييد الوصول إلى مواقع الويب غير المناسبة أو غير الآمنة. يمكنك استخدام الأدوات بنجاح لمراقبة عمل الموظف الخاص بك لمعرفة ما الذي يصل إليه الموظف حتى هذه الأيام.

ماذا يجب أن تأخذ بعين الاعتبار من الناحية القانونية والتقنية؟

قد تبدو مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين انتهاكًا لخصوصية الموظفين ، لكن المحكمة العليا الأمريكية قررت في عام 2010 أنه من القانوني للمنظمات والشركات مراقبة تصرفات الموظفين أثناء تواجدهم في العمل وأثناء استخدامهم للعمل. ' معدات. ويشمل ذلك أجهزة النداء وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ومحركات أقراص USB والأجهزة المحمولة. يمكن استخدام برامج مراقبة السجلات الرئيسية والتقاط كلمات المرور حتى إذا كان هناك بعض الخلاف الأخلاقي حول موضوع استخدامها.

من المهم أن تتذكر أن الحكومة الفيدرالية لا تفرض قيودًا على مراقبة الإنترنت للموظفين. من ناحية أخرى ، هناك بعض الحالات الفردية التي تضع الحماية أولاً.

يطلب عدد متزايد من الولايات في الوقت الحالي من الموظفين إخطار عمالهم في حالة قيام شركتهم بمراقبة نشاط الموظفين عبر الإنترنت ، ويشمل ذلك ضغطات المفاتيح ورسائل البريد الإلكتروني. يمكن الكشف عن هذه الإشعارات في دليل الموظف أو كتذكير بالبريد الإلكتروني.

وضع الشبح مقابل وضع شفاف

عندما يستخدم أصحاب العمل أدوات المراقبة هذه ، يمكنهم اختيار خيار استخدامها أو وضع شفاف.

يُعرف وضع التخفي أيضًا باسم الوضع الصامت ، وهذا يعني أن الموظفين لا يمكنهم رؤية حقيقة أنهم يخضعون للمراقبة. سيتم تشغيل أدوات المراقبة عالية الجودة بشكل غير مرئي ولم يتم اكتشافها من قبل الموظفين.

سيسمح وضع المراقبة الشفاف لموظفيك بمشاهدة برنامج المراقبة على أنظمتهم. يتطلب هذا البرنامج التثبيت على كل كمبيوتر فردي بما في ذلك البوابة الإدارية. لن يكون هذا سهلاً مثل وضع التخفي حيث سيتعين على المشرفين التحقق من كل تقرير من كل نظام لمعرفة كيفية أداء الموظفين.

كيف تعمل أدوات المراقبة؟

يجب تثبيت أدوات تتبع الموظفين على أنظمة متعددة بما في ذلك محطة مركزية في حالة رغبة أصحاب العمل في عدم اكتشافها من قبل المستخدمين. لكي يعمل هذا النوع من الأدوات بشكل صحيح ، يجب أولاً إيقاف تشغيل جدار الحماية ، وسيتم تشغيله بمجرد اكتمال عملية التثبيت.

من ناحية أخرى ، من المستحيل عملياً أن يعمل البرنامج دون تصحيحات وبرمجة إضافية لتمكين برنامج مراقبة الكمبيوتر من العمل حول البرنامج. سيؤدي هذا إلى ثقب في نظام الأمان ، وسيجعل الشبكة عرضة لجميع أنواع البرامج الضارة والفيروسات وبرامج التجسس وهلم جرا.

توخي الحذر في الفيروسات في تمويه

يجب أن تكون على دراية بحقيقة أن هناك العديد من أدوات مراقبة الموظفين التي هي في الواقع فيروسات تمويه وعلى الرغم من أنها قد تمنحك إمكانيات التدوين والحصول على كلمة المرور ، إلا أنها ستقوم أيضًا بجمع البيانات خلف الكواليس وبيعها لخرق أمن المنظمة. يمكن أن تعمل معظم أدوات مراقبة نشاط الموظف حول جدار الحماية ، لكن لا يزال من الممكن أن تمر بعض التهديدات دون اكتشافها.

نشر البرنامج: سحابة وداخل الموقع

هناك جانب مهم آخر يجب مراعاته وهو الطريقة التي تنفذ بها البرنامج. يُعد الخيار المحلي هو أكثر الخيارات استخدامًا ، وتوفره معظم الأدوات. سيتيح لك ذلك استضافة البرنامج والبيانات التي يجمعها على الخادم الخاص بك. يتطلب هذا الحل مزيدًا من المعرفة بتكنولوجيا المعلومات ، وقد يستغرق الإعداد وقتًا أطول. أما الحلول السحابية ، من ناحية أخرى ، فهي أسهل في الإدارة ويمكن إعدادها بشكل أسرع من النشر المحلي.

الحلول التي تناسب احتياجاتك

البرنامجان الوالدان وبرنامج المراقبة هما حلان يراقبان استخدام الكمبيوتر الشخصي. تم تثبيتهما واستخدامهما على جهاز كمبيوتر واحد ، ولا يشكلان نفس التهديدات التي تثيرها أدوات مراقبة البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال ، التي قلناها بالفعل حول جدران الحماية.

يأتي برنامج المراقبة والبرامج الأبوية مزودًا بخيارات إضافية تم تصميمها لمنع الهجمات الإلكترونية إلى جانب أدوات لمراقبة الأطفال والأزواج عند اتصالهم بالإنترنت.

هناك الكثير من الشركات التي تبحث أيضًا عن برامج البريد الإلكتروني والتطبيقات التي تراقب الرسائل الصادرة والواردة لبرامج التجسس والفيروسات وأحصنة طروادة.

هناك أيضًا برنامج تشفير للبريد الإلكتروني يمكنه حماية البيانات الشخصية والمعلومات الهامة عند إرسالها إلى مستلمين آخرين. ستضمن هذه الأدوات الوصول إلى البيانات الحساسة واستخدامها فقط من قبل الأفراد الذين يحتاجون حقًا إلى المعلومات مع إبقائها آمنة قدر الإمكان.

فيما يلي أفضل خمس اختيارات لمراقبة نشاط الموظفين:

Teramind

يوفر Teramind برنامجًا يبسط عملية جمع سلوك المستخدم للمستخدمين على أجهزة الكمبيوتر الشخصية من أجل تحديد النشاط المشبوه ، ومراقبة الفعالية والفعالية ، واكتشاف التهديدات المحتملة وضمان امتثال الصناعة. تتمثل مهمة Teramind في الحد من الحوادث الأمنية من خلال توفير إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى أنشطة المستخدم من خلال تقديم التحذيرات والتنبيهات وإعادة التوجيه وقفل المستخدم للحفاظ على الأعمال التجارية والمؤسسات آمنة وفعالة قدر الإمكان.

يأتي البرنامج في كل من خيارات النشر على المستويين المحلي والقائم على السحابة لتلبية متطلبات أي مؤسسة.

يمكن لـ Teramind تحديد المستخدمين الأكثر خطورة لعملك من خلال تحليل الاتجاهات في سلوكهم. يمكنك التحقق من السياسات المحددة التي انتهكوها ثم تثقيفهم لمنع وقوع حوادث في المستقبل.

باستخدام هذه الأداة ، يمكنك أيضًا كتابة القواعد التي تتفاعل مع أي نشاط مستخدم يمكن ملاحظته مثل حظر إرسال بريد إلكتروني أو تنبيه عند طباعة مستند معين. لديك أيضًا القدرة على تسجيل وتسجيل جميع الأنشطة ، ويقومون بتشغيلها مرة أخرى مثل الفيديو وتحليل البيانات الوصفية للجلسة.

لبدء استخدام البرنامج ، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:

• قم بالتسجيل في برنامج مراقبة موظف Teramind Basic Cloud مجانًا.
• قم بتثبيت عوامل المراقبة على الأجهزة التي ترغب في مراقبتها واتخاذ قرار بشأن الخيارات الكاملة أو بدوام جزئي للتحكم.
• يجب عليك تخصيص كل إعداد تنبيه ومراقبة لتكييف النظام الأساسي وفقًا لاحتياجاتك.
• يمكنك الوصول إلى جميع الميزات من منصة البرنامج للحصول على قدرات مراقبة فريدة تعزز الأمان والإنتاجية.

HipChat

HipChat يعمل بشكل جيد كأداة تكميلية لمنصات نمط WorkZone. هذه هي أداة لإدارة الوقت والتي هي في الأساس مراسلة فورية مصممة لأماكن العمل. ستكون قادرًا على استخدامه لإعداد غرف دردشة دائمة أو اتصال واحد على واحد.

واحدة من أكثر ميزاته المفيدة هي محفوظات دردشة كاملة ، والآن لن يضطر الموظفون الذين فاتهم اجتماع على HipChat إلى مقاطعة شخص آخر للحاق بالركب ، سيتعين عليهم فقط إعادة النظر في الجلسة واستعراضها بسرعة.

يعد برنامج تتبع الوقت أداة مهمة للتحقق من الأداء الوظيفي اليومي للموظفين ، وقد يتحول إلى فرصة للتعرف على الاستراتيجيات التي تؤدي إلى أعلى إنتاجية.

WorkiQ

WorkiQ هي أداة تتعقب سلوك الكمبيوتر لدى الموظفين وتقدم تقارير عن وقتهم في التطبيقات غير الإنتاجية والمنتجة. توفر لوحة المعلومات الخاصة بالأداة صورًا واضحة توضح لك الموظفين والمشاركين بنشاط في أعمالهم والموظفين الذين يتم صرف انتباههم باستمرار.

توفر لك هذه الأداة القدرة على تصنيف جميع أنواع الأنشطة ، لتتبع العمليات عبر جميع التطبيقات ولمقارنة كيفية قيام مختلف المستخدمين بمعالجة وحدات العمل المماثلة. توفر لوحات معلومات الإدارة المزايا التالية:

• تحديد السلوكيات غير المنتجة في لحظة حدوثها
• اكتشاف وكذلك مكافأة السلوك الإنتاجي
• مقارنة إنتاجية الموظف الفعلية ، بما في ذلك المزيج والتعقيد الذي يتسم به الموظفون العاملون
• إدارة العمال عن بعد
• تحديد أفضل الفنانين من أجل التمكن من تكرار عملياتهم عبر الزمن
• تحسين توزيع العمل من خلال تحديد المهارات غير المستغلة بشكل كاف أو الموظفين المرهقين

DeskTime

DeskTime هو تطبيق لتتبع الوقت بسيط وآمن يسمح لك بزيادة كفاءة وإنتاجية شركتك. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك مراقبة النشاط اليومي والإجازات المرضية والعمل الإضافي وإجازات موظفيك بشكل أسهل. ستكون قادرًا على الحصول على نظرة عامة واضحة حول سير عمل فريقك. باستخدام DeskTime ، يمكنك تتبع التطبيقات وعناوين URL والوقت غير المتصل بالإنترنت ويمكنك أيضًا الوصول إلى البيانات التفصيلية فيما يتعلق بالطرق التي يستخدمها الموظفون لديك للتطبيقات ومواقع الويب وما يفعلونه عندما لا يكونون متصلين بالإنترنت.

توفر الأداة لقطات شاشة تلقائية ومتتبعات معدل النشاط والتي ستتيح لك متابعة الوقت الذي تقضيه في المشاريع الفردية. يوفر DeskTime رؤى وتقارير متعمقة لإعداد الفواتير ، ويمكنك استخدامه للتخصيص بسهولة ، وتنزيل وإرسال تقارير CSV لتزويد عملائك بالمعلومات الأكثر دقة فيما يتعلق بحجم العمل والوقت الذي يقضيه في جميع المشاريع التي طورتها الشركة.

يمكنك الإشراف على الفرق المحلية والبعيدة من كل من هاتفك المحمول وسطح المكتب ، وبهذه الطريقة يمكنك توفير الوقت من خلال الاطلاع على التقارير المتعلقة بأداء عملك أثناء التنقل. يتوفر فريق دعم الأداة عبر الدردشة والبريد الصوتي وكذلك البريد الإلكتروني. يتبع فريق DeskTime معايير أمان الصناعة لتأمين المعلومات الشخصية التي يتم تزويدهم بها.

أسانا

Asana هي أداة توفر المهام والمشاريع ولوحات المعلومات والمحادثات من أجل السماح للفرق بنقل العمل بشكل أكثر كفاءة من البداية إلى النهاية. يمكنك استخدامه لمعرفة التقدم المحرز في أي مشروع دون جدولة اجتماع الحالة أو دون الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني. باستخدام هذه الأداة ، ستتمكن من استخدام الحقول المخصصة لتتبع أي شيء ذي أهمية كبيرة لك سواء كان خطأ ، أو طالبي عمل أو عملاء متوقعين.

يمكنك تنظيم مهامك في قوائم أو لوحات مشتركة لجميع الاجتماعات والبرامج والمبادرات الخاصة بك. ستتيح لك الأقسام والأعمدة تخصيص Asana لمطابقة مهام سير العمل وإضافة بنية إلى جميع مشاريعك.

ستكون قادرًا على تقسيم عمل المهمة إلى أجزاء أصغر أو تقسيم العمل بين مشاريع متعددة وعندما تصبح مهمة واحدة مهمة كبيرة ومهمة ، يمكنك تحويلها بسرعة إلى مشروع.

لا يمكن التنبؤ بسلوكيات الموظفين ، وبفضل هذه الأدوات الرائعة ، ستتمكن من زيادة كفاءتها في العمل والإنتاجية الإجمالية لشركتك. تصفح من خلال كل منهم واختر واحدة المفضلة لديك ، وفقا لاحتياجاتك. نحن نضمن الجودة العالية لجميع الأدوات التي ناقشناها أعلاه لمراقبة نشاط موظفيك في العمل.