أدى ظهور التخزين السحابي إلى التخلص من إجهاد التعامل مع الأوراق الورقية المزدحمة. وبالتالي ، يمكن لأصحاب العمل توفير الوقت وفي الوقت نفسه ، تحسين سير العمل. لذا ، إذا كنت تبحث عن تقليل استخدامك للمستندات الورقية وتحسين الكفاءة ، فأنت في المكان المناسب. توفر لك هذه المقالة ستة من أفضل برامج إدارة المستندات للاختيار من بينها.

برنامج إدارة المستندات ، والمعروف باسم أنظمة إدارة المستندات (DMS) ، عبارة عن برامج كمبيوتر ، تم تصميمها خصيصًا لتتبع وتبسيط وإدارة المستندات وسير العمل ، مع الأهداف الرئيسية المتمثلة في تقليل عبء العمل وتسريع سير العمل.

تابع هذا المنشور للحصول على عرض شامل لبعض أفضل الأدوات المتاحة لإدارة المستندات.

ما هي أفضل برامج إدارة المستندات للكمبيوتر؟

eFileCabinet

يعد eFileCabinet البرنامج الرائد لإدارة المستندات اليوم. تم تصميمه لتسهيل تخزين الملفات المكتبية واسترجاعها ومشاركتها. ومع ذلك ، فإن وظيفة البرنامج تتجاوز إدارة الوثائق ، حيث إنها مجهزة أيضًا بأدوات المحاسبة وإدارة الموارد البشرية.

يستضيف eFileCabinet خيارين للدعم: إصدار سطح المكتب (متوافق مع نظام التشغيل Windows 10) وإصدار الجهاز المحمول ، المصمم خصيصًا للأجهزة المحمولة.

يستضيف برنامج إدارة المستندات هذا وظيفة تُعرف باسم "طريقة العرض السحابية" ، والتي تتيح للمستخدمين نسخ ملفاتهم احتياطيًا على السحابة ، مباشرة عبر منصة البرنامج. باستخدام هذا ، يمكن للمستخدمين عرض الملفات واستخراجها بسهولة عبر أي جهاز ، شريطة أن يكون هذا الجهاز متصلاً بالإنترنت.

أيضًا ، تلبي eFileCabinet كل متطلبات الصناعة الضرورية ، بما في ذلك SEC و HIPAA و FINRA والمتطلبات القياسية الأخرى.

علاوة على ذلك ، يعمل البرنامج بشكل جيد مع SecureDrawer ، وهي وظيفة مشاركة فريدة من نوعها ، والتي تعمل بمثابة نظام أساسي لمشاركة الملفات بينك وبين عملائك. إنه قادر على الاندماج بسهولة مع مجموعة متنوعة من برامج الجهات الخارجية مثل MS Outlook ، تأمين التوقيع الإلكتروني والماسحات الضوئية والطابعات والمزيد.

Lastl،. يقدم برنامج إدارة المستندات eFileCabinet كل من الخدمات عبر الإنترنت وعلى مستوى المنشأة. يقدم البرنامج نسخة تجريبية مجانية لمدة أسبوعين للمستخدمين الجدد ، وبعد ذلك يمكنهم الاشتراك في خطة مدفوعة بسعر يبدأ من 15 دولارًا.

تحميل eFileCabinet

• اقرأ أيضا: 5 من أفضل برامج التوقيع الإلكتروني لجهاز كمبيوتر ويندوز

OpenKM

يعد OpenKM ، بلا شك ، أحد أكثر برامج إدارة المستندات شيوعًا في السوق. إنه برنامج متعدد الاستخدامات للإدارة على مستوى المؤسسات ، تم تصميمه لتنفيذ مهام المكتب ، بدءًا من إدارة المستندات إلى أتمتة سير العمل إلى الوظائف الإدارية.

تم تصميم الأداة خصيصًا لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows. ومع ذلك ، يمكن الوصول إليها أيضًا من خلال مجموعة من أنظمة تشغيل سطح المكتب الأخرى مثل Linux.

في الأساس ، يستضيف برنامج إدارة المستندات مجموعة ديناميكية من الوحدات النمطية ، التي تدير جميع عمليات إدارة البرنامج. بعض هذه الوحدات تشمل: الفوترة الإلكترونية ، eSignature ، التشفير (لتشفير الملفات وفك تشفيرها) ، الباركود ، أرشيف البريد وأكثر من ذلك.

كما أن التصميم المرن للبرنامج يمكّنه من الاندماج بسلاسة مع أدوات المكتب ذات الصلة مثل AutoCAD و WordPress و Google Drive و Microsoft Office والمزيد. كما أنه يتميز بنظام مصادقة قابل للتوصيل ، والذي يمكن توصيله بقواعد البيانات أو الخوادم الخارجية مثل SQL و Oracle و MySQL وعدد قليل آخر.

في ضوء ما تقدم ، يتم منح المستخدمين الفرصة لتبسيط سير العمل بأكمله لتحسين الكفاءة. وبالتالي ، ينظر إلى برنامج إدارة المستندات هذا على أنه أكثر من برنامج لإدارة المشاريع أكثر من مدير المستندات العادي.

تقدم OpenKM خطتين أساسيتين للمستخدمين الجدد: OpenKM Community و OpenKM Professional. السابق متاح مجانًا (بميزات محدودة) ، في حين أن الأخير ، مع ميزات أكثر قوة ، هو خطة مدفوعة ويتم تقديمها عن طريق الاقتباس (التسعير المخصص).

للحصول على مزيد من المعلومات حول نظام البرنامج ومتطلبات التنزيل ، قم بتسجيل الدخول إلى موقع تنزيل OpenKM.

تحميل OpenKM